Понедельник, 06 Июль 2020 19:15

Коронавирус как проект

Вряд ли кто-то из нас мечтал о пандемии коронавируса и всех ситуациях, которые теперь к ней прилагаются.

Но нам выпало стать свидетелями и участниками такого исторического события. И вот мы вместе учимся жить и работать в этой ситуации - что же делать?


Что мы как НКО умеем хорошо? Работать с социальными проектами. Ну и давайте посмотрим на коронавирусные изменения нашей работы как на проект.

Итак, у вас где-то в марте 2020 года — чуть раньше или чуть позже — внезапно появился внутренний проект на несколько месяцев (а вдруг и лет, хотя не хочется так думать). Причем в отличие от других проектов все ваши сотрудники являются его командой. Может, вы его и не заказывали, но вот он тут, и вы уже в нем участвуете. Встречайте. Давайте назовем этот проект «Эффективно работаем в пандемию».

Что это значит? И для директора вашей НКО, и для каждого человека в вашей команде — часть времени и сил уже уходит и дальше будет уходить на то, чтобы адаптировать свою работу к текущей ситуации. У кого-то это будет очень много времени, а у кого-то поменьше. Некоторые вещи придется на время перестать делать, что-то начать делать, что-то делать по-другому.

Однозначно ли это плохо? Ничего не бывает однозначно плохо. Несмотря на всю несвоевременность, тревожность, пугающую неопределенность, потенциальные потери ресурсов — есть в этой ситуации и плюсы.

 

Проект «Коронавирус»:

 

— помогает вам оттачивать работу с изменениями,

— выявляет тонкие места в вашей работе и дает возможность их исправить,

— улучшает коммуникации и принятие решений в команде,

— наращивает вашу гибкость и умение анализировать ситуацию,

— помогает сделать более честным и полезным диалог с теми целевыми аудиториями, с теми сообществами, с которыми вы работаете.

 

Ну ок, и как с этим жить? Представьте, что это не проект «Коронавирус», а проект «Розочка с бантиком» или «Акселератор НКО: бег с препятствиями». Как бы вы с ним обращались?

 

1. Выделите под него время — не слишком много, не слишком мало, сколько оптимально. Это не должно быть время сверх вашей работы. Это значит, что-то другое из старых проектов и рабочих дел придется немного подвинуть. Что именно и насколько — советуйтесь с коллегами и руководителем. Из-за отмен и переносов у вас может освободиться часть времени и часть сотрудников. Эти ресурсы можно частично направить на коронавирусные активности.

Удостоверьтесь, что этот проект получает достаточно вашего внимания, но не захватывает все пространство. важна внутренняя дисциплина: есть время и место, где мы занимаемся именно этим, и есть место и время, свободное от проекта «Коронавирус».

 

2. Помните, что вы не одна (или не один) делаете этот проект: не забывайте держать связь с командой, давать и получать поддержку — и моральную, и содержательную. Это касается и отношений внутри команды, и внешних связей – поддержите и получите поддержку у других НКО, у ваших доноров и партнеров, у клиентов.

 

3. Вам повезло – это не первый проект вашей НКО: используйте старые наработки, весь прошлый опыт работы вам сейчас пригодится. Но поскольку проект новый, необычный – также настройтесь на эксперименты, элементы новизны.

 

4. Разрешите себе ошибаться – никто не знает, как надо. Помните, что это инновационный проект. Никто не планете пока не знает, как должна НКО эффективно работать во время пандемии коронавируса. Где-то вам поможет старый опыт, а где-то придется изобретать решения заново, пробовать и ошибаться. В этом есть и свой интерес, и своя ответственность.

Итак, разрешите себе ошибаться в большом и малом. Делите ответственность с командой. Если застряли — просите помощь.

 

5. Много работы с информацией: ищем-проверяем-анализ-действуем. Сейчас важно хорошо работать с информацией — наблюдать, что происходит по важным для вас вопросам. Проверять источники на надежность. Сразу мелкими перебежками анализировать данные и действовать с опорой на них. Важно регулярно быть на связи, вовремя доносить важную информацию внутри команды и для внешних аудиторий.

 

6. Нужна основная команда проекта. Хорошо, если вы создадите антикризисный штаб на время нашего внутреннего проекта. Чтобы у вас была группа сотрудников, которые больше других вовлечены в адаптацию вашей НКО к пандемии коронавируса и ее последствиям. В этот штаб конечно должны войти директор и самые влиятельные люди в организации – ваша реальная и формальная управленческая команда. Хорошо, если там будет еще часть сотрудников и волонтеров.

Важно, чтобы на время в должностные обязанности и зарплату вашу и коллег вошла именно эта работа. Это тоже работа, она должна учитываться и оплачиваться.

Штаб должен находиться в тесной регулярной связи со всей командой организации. Ведь это ваш общий проект и в нем участвуют все.

Как и в любом проекте, штаб делает гибкий постоянно обновляемый план — как адаптировать НКО к текущей ситуации. И кроме этого постоянно собирает и обрабатывает информацию внутри и вовне вашей НКО, предлагает и внедряет нужные меры. Так как ситуация меняется очень быстро, информации мало – и гибкость тут должна быть выше, чем в ваших обычных проектах. Информации надо собирать больше, осмыслять ее быстрее и активнее, сверки устраивать чаще и двигаться «короткими перебежками».

 

7. Инструмент: списки проблем. Важная часть вашей хорошей адаптации – это качественный переход или до-переход на удаленную работу. Кроме того, в разных частях работы вашей НКО могут возникать новые проблемы из-за пандемии.

Отдельно от рабочих вопросов создайте:

а. список проблем из-за удалёнки и
б. список других проблем из-за пандемии – что пока на удалось наладить, где есть сбои.

 

Будьте готовы к тому, что эти списки будут пополняться – регулярно давайте им такой шанс. Вы можете выписывать проблемы, которые видите сами, а также собирать их от всех сотрудников.

Постарайтесь каждый день выделять 20–30 минут для решения проблем из вашего списка. Если проблема сложная, для её решения продумайте шаги и сроки, выделите отдельный ресурс по времени, людям, а если есть потребность и возможность – то и по деньгам.

 

Итак, ваш корона-проект налажен и работает. Важно помнить: для вашей НКО проект «Эффективно работаем в пандемию» — это целый проект, но в то же время это всего лишь проект. Через некоторое время и он закончится.

Давайте сделаем так, чтобы вы этим проектом тоже могли гордиться — как и другими вашими проектами. И где-то в будущем чтобы вы могли сказать: «Да, помните, вот были времена. Было местами тяжеловато, но это нас многому научило».

 

Чек-лист

Ваш новый проект – «Коронавирус: эффективно работаем в пандемию»

 

  • Вы выделили под «проект Коронавирус» (активности, связанные с пандемией) не слишком много, но и не слишком мало времени
  • У вас работает антикризисный штаб (рабочая группа) по реализации «проекта Коронавирус», который регулярно создает и реализует гибкие планы, обрабатывает информацию, следит за внутренними и внешними коммуникациями
  • Чтобы реализовать проект «Коронавирус» — вы отменили или отложили часть других активностей
  • Вы нашли, чем занять в проекте «Коронавирус» тех сотрудников, чьи обычные дела пока пришлось отменить или сильно сократить
  • Вы регулярно даете и получаете поддержку внутри команды – содержательную и моральную
  • Вы регулярно даете и получаете поддержку извне – содержательную, материальную и моральную поддержку от других НКО, доноров, ваших клиентов и партнеров
  • В реализации «проекта Коронавирус» вы как опираетесь старый опыт, так и изобретаете новые решения
  • Вы понимаете, что ситуация новая для всех – и разрешаете себе ошибаться в этом проекте
  • Вы регулярно собираете список проблем сотрудников из-за пандемии и удаленной работы и выделяете время на их решение
  • Вы помните, что этот проект временный – когда-то и он закончится

 

 

НКО кухня

We use cookies to improve our website. By continuing to use this website, you are giving consent to cookies being used. More details…